Datum und Inhalt der Veranstaltung

Am Freitag, den 01. März 2024, war es wieder so weit: Das Go-Live des neuen Releases 24/R1 der Software ibi systems iris an unsere Kunden begann. Bereits tags zuvor stellten wir die Neuerungen und Highlights des Releases unseren Kunden im Rahmen einer virtuellen Veranstaltung vor.

Dabei präsentierten wir unseren Kunden nicht nur die zahlreichen neuen Features, sondern zeigten in konkreten Anwendungsfällen zudem auf, wie diese unsere Kunden unterstützen können. Im Fokus standen diesmal die softwaregestützte Umsetzung des VDA ISA Katalogs in Version 6 sowie ein Best Practice Vortrag zur Umsetzung eines detaillierten Anforderungsmanagements im Rahmen vielfältiger regulatorischer Anforderungen sowie die daraus abgeleitete, möglichst effiziente Auditplanung.

Abschließend gab es noch einen Ausblick auf die Entwicklungs-Roadmap 2024/2025 unserer Software.

Agenda der Release-Vorstellung 24/R1

29. Februar 2024

Auslieferung und Highlights

Im Rahmen einer Vielzahl an Verbesserungen zeichnen das Release 24/R1 insbesondere folgende Highlights aus:

Umfangreiche Verbesserung der Usability

Neben einer umfangreichen Modernisierung der zugrundeliegenden Systemarchitektur wurden auch zahlreiche Änderungen zur Erhöhung der Benutzerfreundlichkeit der Software vorgenommen. Diese reichen von vielen Quick Wins, wie zum Beispiel der Verbesserung der Massenbearbeitung oder einer immer aufrufbaren Statusleiste, bis hin zur Optimierung von Workflows, beispielsweise mit neuen grünen Buttons für die Workflowaktionen. Dadurch sollen tägliche Aktivitäten der Benutzer schneller, effizienter und einfacher durchgeführt werden können.

Optimierung des Prozesses zur Risikobewertung und -behandlung

Auch bei den Risiken können über den grünen Workflowaktionen-Button entweder Risikobewertungen oder -behandlungen durchgeführt werden. Bei der Risikobehandlung wird unter der auszuwählenden Risikobehandlungsstrategie und des dazugehörigen Kommentarfelds mit dem neuen Release das Maßnahmen-Widget angezeigt. Damit können direkt Maßnahmen für die gewählte Behandlungsstrategie eingetragen werden. Diese Maßnahmen werden auch im Maßnahmen-Widget auf der Übersichtsseite des Risikos sowie der Risikobewertung übernommen. Ist für die gewählte Risikobehandlungsstrategie eine SOLL-Bewertung erforderlich, so erscheint diese auf der rechten Seite der Risikobehandlung und kann direkt durchgeführt werden. Wenn es bereits eine vorherige Risikobehandlung zu einer vorherigen Risikobewertung gibt, so wird bei der aktuellen Risikobehandlung über der festzulegenden Risikobehandlungsstrategie die letzte Risikobehandlungsstrategie inkl. Maßnahmen angezeigt. Somit kann sich an der vorherigen Behandlungsstrategie orientiert werden und die Maßnahmen der letzten Risikobehandlung können ganz einfach per Aktionspfeil für die aktuelle Risikobehandlung übernommen werden.

Konfiguration in der Oberfläche

Hinsichtlich der Systemkonfiguration in der Oberfläche wurde mit Release 24/R1 der Grundstein gelegt. So ist es nun bereits möglich, die Risiken, den Schutzbedarf der Assets und Prozesse sowie die Systembenachrichtigungen in der Oberfläche der Software zu konfigurieren. Mit dem nächsten Release werden die Konfigurationsmöglichkeiten in der Software erweitert.

Erweiterung der REST-API um zahlreiche neue Endpoints

Die REST-API wurde um zahlreiche Endpoints erweitert, so dass es zukünftig möglich ist, auch Feststellungen, Maßnahmen, Risiken, Vorfälle und die Benutzerverwaltung anzusprechen. Dadurch können weitere Fremdsysteme angebunden und standardisierte Schnittstellen für zusätzliche Use Cases angeboten werden.

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Datum und Inhalt der Veranstaltung

Am 21./22. September 2022 fanden unsere Anwendertage mit der Release-Vorstellung 22/R2 zur Software ibi systems iris in gewohntem Onlineformat statt.

Mit dabei waren diesmal unsere Partner von der metafinanz mit einem spannenden Vortrag zu den Änderungen im Bereich BCM durch den neuen BSI-Standard 200-4. Zudem standen Best-Practice-Vorträge zu den Themen Risikomanagement im Kontext der ISO27002:2022 sowie Anwendungsszenarien für Prüfautomationen auf dem Programm.

Am zweiten Tag erhielten die Teilnehmer praktische Einblicke im Rahmen von Hands-on-Workshops. Hierbei wurden die Features des neuen Releases, die Erweiterungen der API sowie Neues zum Reporting und Dashboarding gezeigt.

Agenda

21. September – Tag 1

22. September – Tag 2

Auslieferung und Highlights

Am Freitag, den 23. September 2022, begann die Auslieferung des neuen Releases 22/R2 an die SaaS-Kunden. Im Rahmen der beiden Anwendertage haben wir bereits vorab unseren Kunden alle Neuerungen vorgestellt und live präsentiert. Neben zahlreichen kleineren Verbesserungen zeichnet sich das neue Release insbesondere durch die nachfolgenden Highlights aus:

Neues Menüdesign

Für eine ansprechendere Benutzeroberfläche wurde das Design des Navigationsmenüs modernisiert. Es wurde nicht nur kompakter gehalten, sondern die verschiedenen Funktionen auf der Menüleiste wurden zudem mit den entsprechenden Icons versehen. Außerdem wurden dem Dropdown-Menü, welches sich per Mouse-Over-Effekt öffnet, Kurzbeschreibungen der verschiedenen Untereinträge beigefügt. So wird für jeden (neuen) iris-Nutzer schneller ersichtlich, welche Funktionen und Use Cases sich hinter einem Untereintrag verbergen.

Zeitbezogene konfigurierbare Benutzerbenachrichtigungen

Als weitere Neuerung können jetzt zeitbezogene Benachrichtigungsregeln definiert werden. Diese ergänzen die bestehenden ereignisgesteuerten Benachrichtigungsregeln, die bei Änderungen bzw. der Neuanlage eines Datensatzes getriggert werden. Mit Hilfe der zeitbezogenen Benachrichtigungsregeln ist es nun auch möglich, dass X Tage/Wochen/Monate/Jahre vor oder nach einem Datum oder zu einem exakten Zeitpunkt Benachrichtigungen an einen definierten, dynamischen Empfängerkreis geschickt werden. So kann ein Benutzer beispielsweise informiert werden, wenn der Umsetzungstermin für eine Maßnahme in 7 Tagen fällig ist und er die Verantwortlichkeit für die Maßnahme trägt oder er mit der Umsetzung der Maßnahme betraut wurde. Zur Erleichterung gibt es elf vordefinierte Standardregeln, welche mit dem neuen Release ausgeliefert werden.

Einführen einer fachlichen Verantwortlichkeit

Um eine Abgrenzung der Verantwortlichkeit für den Datensatz in ibi systems iris zu der fachlichen Verantwortlichkeit in der Realwelt zu schaffen, wurde ein neues Feld für die fachliche Verantwortlichkeit bei den Stammdaten aller relevanten Entitätstypen (Risiken, Maßnahmen, Feststellungen etc.) hinzugefügt. Die Bezeichnung der fachlichen Verantwortlichkeit wurde für die verschiedenen Entitätstypen entsprechend angepasst. So handelt es sich bei einem Risiko beispielsweise um die „Risikoverantwortlichkeit“. Generell kann die fachliche Verantwortlichkeit entweder einem Benutzer oder einer nicht in ibi systems iris registrierten Person/Firma zugewiesen werden. Das neue Attribut ist rein informatorisch und hat, im Gegensatz zur Verantwortlichkeit des Datensatzes, keinerlei Einfluss auf die Zugriffsberechtigungen für den Datensatz. Es kann sowohl in der Listenansicht als Spalte hinzugefügt als auch in den Datensatzfiltern genutzt werden.

Erweiterung der Prüfautomationen

Eine Möglichkeit für Prüfautomationen im Rahmen einer Prüfung ist die automatische Empfehlung von Maßnahmen anhand eines definierten Regelwerks. So werden spezifische Maßnahmen vorgeschlagen, wenn die Antworten des Prüfers in der Prüfungsdurchführung eine vordefinierte Regel erfüllen. Mit dem neuen Release wurden die Prüfautomationen für Maßnahmenvorschläge in zwei Punkten verbessert. Hierbei handelt es sich zum einen um die Einführung der Maßnahmenvorschläge bei den einzelnen Kontrollen und zum anderen um die Massenableitung von Maßnahmenvorschlägen einer Prüfung.

Die Gültigkeit der Prüfautomationen vom Typ Maßnahmenempfehlung kann nun zusätzlich zur gesamten Prüfung auch für einzelne / mehrere Kontrollen definiert werden. Während Maßnahmen bisher im Kontext der gesamten Prüfung übergreifend vorgeschlagen wurden, ist es jetzt möglich, Maßnahmenvorschläge für individuelle Kontrollfragen zu definieren. Damit können bei jeder Kontrolle verschiedene Maßnahmen in Abhängigkeit des Ergebnisses der jeweiligen Kontrolle sowie auch der Ergebnisse beliebiger anderer Kontrollen in der Prüfung individuell vorgeschlagen werden. Sowohl die Maßnahmenempfehlungen der einzelnen Kontrollen als auch die übergreifenden Maßnahmenempfehlungen der Prüfung sind im Reiter „Empfehlungen“ zu finden. In dieser Listenansicht sind Maßnahmenvorschläge, die an einer Kontrolle hängen, an die jeweilige Kontrolle verknüpft. Zur besseren Übersichtlichkeit existiert hierfür eine neue Spalte „Ursprung“, die anzeigt, woher eine Maßnahmenempfehlung entstammt.

Des Weiteren können Maßnahmenvorschläge einer Prüfung nun per Multi-Select in einer Aktion abgeleitet werden. Bei der (Massen-) Ableitung der Maßnahmen öffnet sich ein Pup-up Fenster zur Eingabe der Attribute bei den Stammdaten der gewählten Maßnahmen. So kann beispielsweise der gleiche betroffene Prozess für alle ausgewählten Maßnahmen hinterlegt werden.

Erweiterung der REST API um zahlreiche neue Endpoints

Die REST API wurde um zahlreiche neue Endpoints erweitert und bietet dadurch nun standardisierte Schnittstellen für verschiedenste Use Cases an, zum Beispiel für den Im- und Export von Assets aus einer CMDB, für die Integration eines Anfragenportals oder für die automatisierte Anlage von Assessments.

Weitere Features

Neben den erwähnten Highlights enthält das Release noch eine große Menge an weiteren neuen Funktionen, die vor allem der verbesserten Usability, der Erfassung und dem Import von Daten sowie dem effizienteren Prüfungs-, Audit- und Assetmanagement dienen.

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Auslieferung und Highlights

Am 30.07.2021 wurde die Auslieferung des neuen Releases 21/R2 an alle Kunden abgeschlossen. Im Rahmen der Release-Vorstellung am 17.06.2021 haben wir unseren Kunden bereits alle Neuerungen vorgestellt und live präsentiert. Neben zahlreichen Verbesserungen zeichnet sich das neue Release insbesondere durch die nachfolgenden Highlights aus:

Zentrale Verwaltung der Dashboards

In einem separaten Bereich können nun Dashboards zentral hinzugefügt, verwaltet und bearbeitet werden. Unter anderem können eine Versionsnummer, der Lebenszyklus, zugewiesene Benutzerrollen sowie Beschreibung und Kommentar in Freitextform definiert werden.

Vereinfachung der Maßnahmenumsetzung

Unter dem neuen Reiter „Umsetzung“ besteht nun für die zugewiesenen Umsetzer eine Möglichkeit direkte Eintragungen zur Umsetzung vorzunehmen. Der Aufbau ist hierbei ähnlich dem des Wizards bei der Prüfungsdurchführung.

Umfangreiche Erweiterung des Notfallmanagements

Die Dokumentationsmöglichkeiten bzgl. des Notfallmanagements wurden umfassend erweitert, um u. a. die bereits vorhandenen Reports im Bereich „Notfall“ (z. B. Notfallhandbuch etc.) zu optimieren. Zudem kann nun bei einem Notfallereignis eine Eskalationsstufe definiert werden, die zusätzlich über eine Ampelfarbe visialisiert wird.

Verbesserung der User Experience

Das Layout bzw. die Reihenfolge der Attribute unter dem Reiter „Stammdaten“ und im Bereich „Steckbrief“ auf den Übersichtsseiten der verschiedenen Datensätze wurde vereinheitlicht und die Listenansichten um diverse komplexe Filtermöglichkeiten und Spaltenattribute erweitert.

Ereignisbasierte Benutzerbenachrichtigungen

Benachrichtigungsregeln können nun individuell definiert werden. Eine Regel kann bei Eintritt eines Ereignisses (Neuanlage bzw. Bearbeitung des Datensatzes) für jeden beliebigen Datensatztyp eine anpassbare Benachrichtigung im Tool und per E-Mail verschicken. Dadurch wurde die Möglichkeit geschaffen, einfache Workflows über Verantwortlichkeiten und Datensatztypen hinweg zu implementieren.

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